La guía del operador.

La decisión de cumplimiento más importante ocurre antes de que un residente se mude. Admitir a alguien cuyas necesidades superan su nivel de licencia o su personal pone en riesgo al residente y su licencia.

• Obtenga una declaración médica actual que confirme que la persona no necesita atención de enfermería y no tiene enfermedades contagiosas, cuando su estado lo exija.
• Confirme que la persona puede evacuar en una emergencia a la velocidad que suponen su licencia y su clasificación de seguridad contra incendios.
• Revise el historial de salud conductual, los medicamentos y las ubicaciones anteriores para planificar la supervisión con honestidad.
• Documente por qué aceptó al residente y cómo sus necesidades se ajustan a sus servicios.
• Nunca acepte a un residente por presión de un hospital o fuente de referencia si no puede atender sus necesidades de forma segura.

Un acuerdo escrito y claro protege tanto al residente como al hogar, y muchos estados establecen lo que debe incluir.

• Detalle la tarifa mensual, lo que cubre, los cargos adicionales, las reglas de reembolso y los plazos de aviso.
• Haga firmar los acuerdos al momento de la admisión y renuévelos según lo exija su estado (en algunos estados, cada año).
• Cuando se exija, haga que la oficina del condado o del estado designada sea testigo o revise los acuerdos; Nueva Jersey, por ejemplo, exige un testigo del condado para residentes mayores y residentes con discapacidades.
• Incluya una copia de los derechos de los residentes y del proceso de quejas, y guarde un acuse de recibo firmado.
• Para residentes de Medicaid HCBS, asegúrese de que el acuerdo ofrezca las protecciones similares a las de un inquilino que exige la norma federal sobre entornos.

Los residentes son inquilinos y adultos con derecho a tomar sus propias decisiones. Las cartas de derechos estatales de los residentes son exigibles, y el programa del Ombudsman (defensor del residente) existe para hacerlas cumplir.

• Publique los derechos de los residentes y los datos de contacto del Ombudsman (defensor del residente) donde los residentes puedan verlos.
• Respete la privacidad: toque antes de entrar, entregue el correo sin abrir y permita llamadas y visitas privadas.
• Permita que los residentes administren su propio dinero, salvo que hayan pedido ayuda por escrito o tengan un beneficiario representante.
• Permita que los residentes elijan a su médico y entren y salgan, de acuerdo con su plan de atención.
• Atienda las quejas con prontitud y nunca tome represalias contra un residente o familia por quejarse.

En la mayoría de los entornos de alojamiento y cuidado, el personal ayuda a los residentes a tomar sus propios medicamentos en lugar de administrárselos. Sepa exactamente qué tareas permite su licencia.

• Guarde los medicamentos de forma segura, en sus envases originales de farmacia, con las sustancias controladas bajo doble llave cuando se exija.
• Lleve un registro de medicamentos de cada residente, actualizado con cada cambio de receta.
• Capacite a todo el personal que ayude con medicamentos y guarde la constancia en su expediente de personal.
• Reporte y documente errores y rechazos, y avise al médico que recetó cuando se exija.
• Trabaje con una sola farmacia que ofrezca blísteres o empaques de cumplimiento para reducir errores.

El mal manejo del dinero de los residentes es una de las infracciones más comunes y graves. Si guarda fondos, trátelos como un fideicomiso.

• Lleve los fondos de cada residente en un libro contable separado y use una cuenta fiduciaria aparte cuando su estado lo exija.
• Entregue a los residentes su asignación completa para necesidades personales cada mes, como exige su estado para quienes reciben SSI.
• Obtenga recibos de cada compra hecha en nombre de un residente y permita que los residentes revisen su cuenta en cualquier momento.
• Nunca pida prestado, mezcle ni use fondos de los residentes para los gastos del hogar.
• Si actúa como beneficiario representante, siga las reglas de contabilidad y reporte del Seguro Social.

Los incendios en hogares de alojamiento y cuidado son poco comunes, pero mortales. La seguridad contra incendios es lo primero que revisan los inspectores.

• Pruebe las alarmas de humo y mantenga los sistemas de rociadores, alarmas y monitoreo central según el calendario exigido, con registros.
• Realice y documente simulacros de incendio en cada turno, y registre cuánto tarda la evacuación.
• Mantenga despejadas las salidas, pasillos y escaleras, y nunca cierre las puertas de salida de forma que impida escapar.
• Tenga un plan de emergencia escrito que cubra incendios, cortes de luz, clima severo, evacuación y reubicación, y repáselo con el personal y los residentes.
• Tenga lista para llevar una lista actualizada de residentes, medicamentos y contactos de emergencia.

Los espacios compartidos hacen esencial el control de infecciones, sobre todo en temporada de enfermedades respiratorias.

• Ponga artículos de higiene de manos en todo el hogar y capacite al personal sobre cuándo usarlos.
• Use fundas protectoras para colchones, bases y almohadas, y lave la ropa de cama con un horario fijo.
• Tenga un plan para aislar a un residente enfermo y avisar de brotes al departamento de salud según se exija.
• Fomente y documente la vacunación de residentes y personal de acuerdo con las recomendaciones de salud pública.
• Limpie a diario las superficies de mucho contacto y mantenga higiénicas las áreas de manejo y almacenamiento de alimentos.

Su personal es su licencia. Contrate con cuidado, capacite de forma continua y documente todo.

• Complete todas las verificaciones de antecedentes penales y de registros exigidas por el estado antes de que un nuevo empleado trabaje con residentes.
• Cumpla en todo momento con el personal mínimo y el personal despierto por la noche que exige su estado, incluidos los fines de semana.
• Ofrezca una orientación sobre derechos de los residentes, prevención y reporte de abuso, procedimientos de emergencia y ayuda con medicamentos.
• Mantenga expedientes de personal con licencias, certificados de capacitación, exámenes de salud y referencias.
• Siga las normas federales y estatales de salarios y horarios, incluidas las leyes de horas extra y de licencia por enfermedad pagada cuando correspondan.

Si no está por escrito, no ocurrió. Los registros ordenados agilizan las inspecciones y lo protegen en caso de disputas.

• Mantenga un expediente completo de cada residente: acuerdo de admisión, consentimientos, declaraciones médicas, plan de atención, registros de medicamentos y contactos de familiares.
• Registre el mismo día los incidentes, lesiones, caídas y eventos de conducta, con las medidas de seguimiento.
• Proteja la información de los residentes: guarde bajo llave los archivos en papel y siga HIPAA y las normas estatales de privacidad cuando correspondan.
• Conserve los registros durante el tiempo que exija su estado después del alta.
• Mantenga su licencia, informes de inspección y planes de corrección donde los inspectores puedan encontrarlos.

Los operadores y el personal suelen estar obligados por ley a reportar. Conocer las normas protege a los residentes y su licencia.

• Capacite a todo el personal para reconocer el abuso, la negligencia y la explotación financiera.
• Reporte la sospecha de abuso a las agencias que designe su estado (Servicios de Protección para Adultos (APS), la agencia de licencias, el Ombudsman (defensor del residente) o las autoridades policiales) dentro del plazo exigido.
• Reporte incidentes graves, muertes y fugas a la agencia de licencias según lo exijan sus normas.
• Proteja a los residentes durante una investigación y nunca tome represalias contra quien reporte.

Los residentes de boarding homes suelen tener protecciones de inquilino. Las altas indebidas son una de las principales causas de quejas y demandas.

• Siga las normas de arrendamiento y de licencias de su estado sobre motivos de alta, aviso por escrito y derecho a apelar.
• Nunca recurra al desalojo por cuenta propia: cambiar cerraduras, sacar pertenencias o cortar servicios. En la mayoría de los estados, solo una orden judicial y las autoridades pueden sacar a un residente.
• Planifique los traslados de forma segura, con la participación del residente, la familia, el administrador de caso y el Ombudsman (defensor del residente).
• Maneje las pertenencias y los fondos de un residente que se fue exactamente como lo exige la ley de su estado.

Trate cada día como día de inspección. Una rutina sencilla de autoauditoría evita la mayoría de las citaciones.

• Haga un recorrido mensual con la lista de autoevaluación de abajo.
• Lleve un control de los problemas repetidos y corrija las causas de fondo, no solo los síntomas.
• Responda a tiempo a los hallazgos de la inspección con un plan de corrección por escrito.
• Pida opiniones a residentes y familias con regularidad y actúe en consecuencia.